Секретарь в офисе УК
• Уверенный пользователь ПК (Word, Excel, 1С, электронная почта, интернет-браузеры).
• Грамотная устная и письменная речь.
• Стрессоустойчивость и коммуникабельность (важно для работы с жалобщиками).
• Знание основ делопроизводства.
• Приветствуется знание основ жилищного законодательства (Жилищный кодекс, Постановления Правительства — 354, 491 и т.д.) или готовность быстро их изучить.
1. Организация документооборота (Делопроизводство)
Это основная функция. Секретарь отвечает за движение бумаг внутри компании и с внешними контрагентами:
• Прием и регистрация входящей корреспонденции: Письма от жителей, жалобы, предписания от жилищной инспекции (ГЖИ), Роспотребнадзора, счета от ресурсоснабжающих организаций (вода, свет, тепло).
• Отправка исходящей корреспонденции: Подготовка и отправка ответов на запросы, уведомлений жильцам, договоров с подрядчиками.
• Регистрация и учет заявлений, обращений, жалоб
• Контроль передачи заявок мастерам или техническому директору.
• Контроль исполнения: Напоминание руководителю и сотрудникам о сроках исполнения поручений, данных на планерках.
• Архивация: Подшивка документов, формирование дел, обеспечение сохранности документации (договоров управления, актов выполненных работ).
2. Работа с населением (Собственниками и нанимателями жилья)
Так как компания работает в сфере услуг, секретарь часто является «лицом компании»:
• Личный прием граждан: Вежливое и корректное общение с посетителями, консультирование по общим вопросам (режим работы, контакты мастеров, порядок подачи заявлений).
• Выдача справок: Подготовка и выдача справок жильцам (об отсутствии задолженности, о составе семьи, о регистрации — если есть полномочия).
• Работа с жалобами: Прием письменных претензий и жалоб, их первичный анализ и передача профильным специалистам.
3. Организационное обеспечение работы офиса
• Обеспечение жизнедеятельности офиса: Заказ канцтоваров, воды, хозтоваров, контроль исправности оргтехники (принтер, сканер), своевременный вызов мастера для ремонта.
• Взаимодействие с диспетчерской службой: Координация информации между офисом и аварийно-диспетчерской службой (АДС),
• Подготовка совещаний: Сбор сотрудников на планерки (обычно утренние «пятиминутки» с мастерами и бухгалтером), ведение протоколов собраний.
4. Помощь руководителю
• Планирование рабочего дня директора: Напоминание о встречах, совещаниях в администрации района или с ресурсниками.
• Телефонные переговоры: Фильтрация звонков, соединение с нужным специалистом, запись контактных данных.
• Выполнение личных поручений: (В разумных пределах) ксерокопирование документов, отправка электронной почты, помощь в подготовке отчетов.
5. Ведение грамотной деловой переписки
Подготовка ответом на письма, жалобы, обращения
График работы: 5/2 , с 8:30 до 18:00ч., выходные суббота и воскресение.
+7 912 002 0690
+7 929 264 0037
Токменина Мария